NỘI DUNG

Tổ chức sự kiện là gì? Các công việc trong nghề Tổ chức sự kiện

1/ Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là quá trình lập kế hoạch, chuẩn bị, thực hiện và đánh giá một hoạt động nào đó, thường là với mục đích chính là tạo ra một trải nghiệm tốt cho khách hàng hoặc người tham dự. Các sự kiện có thể có nhiều dạng khác nhau, từ các buổi tiệc nhỏ cho đến các hội nghị quy mô lớn, từ các hoạt động giải trí cho đến các sự kiện văn hóa, từ các sự kiện thể thao cho đến các sự kiện kinh doanh.

Để tổ chức một sự kiện thành công, các nhà tổ chức sự kiện phải lên kế hoạch cẩn thận về tất cả các khía cạnh của sự kiện, bao gồm thời gian, địa điểm, chương trình, âm nhạc, ánh sáng, âm thanh, thiết bị, vật dụng và nhân viên. Họ cũng phải đảm bảo rằng sự kiện diễn ra một cách trơn tru và an toàn cho tất cả các người tham dự.

2/ Độ “Hot” của ngành tổ chức sự kiện hiện nay

Ngành tổ chức sự kiện đang trở thành một ngành nghề đầy tiềm năng với sự phát triển mạnh mẽ trong những năm gần đây. Các sự kiện được tổ chức trên toàn thế giới ngày càng phong phú, đa dạng và mang tính chuyên nghiệp cao, với những ý tưởng sáng tạo và công nghệ tiên tiến. Với sự phát triển của ngành công nghiệp du lịch, ngành sự kiện cũng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, khi các chuyên gia cố gắng xây dựng những sự kiện đáng nhớ, ấn tượng để thu hút sự chú ý của khách hàng.

Theo nghiên cứu của Allied Market Research, ngành tổ chức sự kiện toàn cầu được dự đoán sẽ đạt giá trị khoảng 2,3 tỷ USD vào năm 2026, với mức tăng trưởng hàng năm khoảng 11,2%. Sự tăng trưởng này phần lớn đến từ nhu cầu ngày càng tăng của doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân trong việc tổ chức các sự kiện chuyên nghiệp để tạo ra các trải nghiệm khác biệt, đáp ứng các nhu cầu của khách hàng và giúp tăng doanh số bán hàng.

Ngoài ra, việc công nghệ phát triển ngày càng nhanh chóng cũng đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của ngành tổ chức sự kiện. Công nghệ cho phép các nhà tổ chức sự kiện sáng tạo ra những trải nghiệm mới, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và mang lại giá trị cao nhất cho các sự kiện của họ. Ví dụ, sự phát triển của các ứng dụng di động cho phép khách hàng có thể tương tác trực tiếp với các sự kiện và chia sẻ trải nghiệm của họ trên các nền tảng truyền thông xã hội.

Để trở thành một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, người ta cần phải có trình độ đào tạo chuyên môn, kinh nghiệm và tầm nhìn toàn diện về ngành. Hiện nay, có rất nhiều trường đại học, trung tâm đào tạo và tổ chức có chương trình đào tạo về ngành này. Điều này giúp cho các chuyên gia có cơ hội tiếp cận với các kiến thức và kỹ năng cần thiết để trở thành một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

3/ Các công việc trong nghề tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một lĩnh vực đòi hỏi sự chuyên nghiệp, tinh thần trách nhiệm cao và kỹ năng sáng tạo để tạo ra các sự kiện thành công. Tuy nhiên, việc thành công của một sự kiện không chỉ phụ thuộc vào những người đứng đầu mà còn phụ thuộc vào những người làm công việc phía sau. Vì vậy, trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về các công việc trong nghề tổ chức sự kiện, các vị trí chuyên môn và vai trò của từng người trong đội ngũ tổ chức sự kiện.

3.1 Đạo diễn sự kiện

Là một đạo diễn sự kiện, bạn sẽ có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo và điều phối một sự kiện hoặc chương trình từ đầu đến cuối. Công việc của bạn bao gồm lên kế hoạch, thiết kế, triển khai và quản lý các hoạt động và dịch vụ liên quan đến sự kiện.

Để trở thành một đạo diễn sự kiện thành công, bạn cần có sự tỉ mỉ, linh hoạt, tài năng sáng tạo và khả năng điều phối và quản lý các hoạt động phức tạp. Bạn cũng cần có khả năng làm việc với nhiều bên liên quan và đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu và thay đổi trong quá trình diễn ra sự kiện.

3.2 Điều phối viên sự kiện

Một điều phối viên sự kiện là người chịu trách nhiệm điều phối và quản lý các hoạt động liên quan đến một sự kiện hoặc chương trình. Công việc của họ bao gồm lên kế hoạch, triển khai và giám sát các hoạt động để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Để trở thành một điều phối viên sự kiện thành công, bạn cần có khả năng tổ chức, lập kế hoạch và giám sát các hoạt động phức tạp. Bạn cũng cần có khả năng làm việc với đội ngũ và các nhà cung cấp khác để đảm bảo sự kiện được thực hiện một cách suôn sẻ và hiệu quả.

3.3 Nhân viên kinh doanh sự kiện

Nhân viên kinh doanh sự kiện là người có trách nhiệm tìm kiếm và giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty cho các khách hàng tiềm năng thông qua việc tổ chức các sự kiện, triển lãm, hội chợ và các chương trình quảng cáo khác. Công việc của họ bao gồm xây dựng mối quan hệ với khách hàng, đề xuất các gói sản phẩm hoặc dịch vụ phù hợp với nhu cầu của khách hàng và đảm bảo đạt được các mục tiêu doanh số của công ty.

Để trở thành một nhân viên kinh doanh sự kiện thành công, bạn cần có kỹ năng giao tiếp tốt, khả năng xây dựng mối quan hệ và kỹ năng thuyết phục khách hàng. Bạn cũng cần có kiến thức về sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty, đặc điểm của thị trường và nhu cầu của khách hàng.

3.4 Nhân viên thiết kế đồ họa

Nhân viên thiết kế đồ họa trong công ty sự kiện là người có trách nhiệm thiết kế các tài liệu trình bày, banner, poster, thư mời, vé tham dự và các vật phẩm truyền thông khác cho các sự kiện của công ty. Công việc của họ bao gồm:

- Thiết kế các tài liệu trình bày: Bao gồm slide trình chiếu, bảng thông tin, biển chỉ dẫn, bảng lịch trình, bản đồ sự kiện, bài giới thiệu và các tài liệu khác cần thiết cho các buổi thuyết trình và chương trình trình diễn.

- Thiết kế banner và poster: Thiết kế các banner, poster quảng cáo, thẻ nhận diện thương hiệu, biển quảng cáo, backdrop sân khấu và các vật phẩm trang trí khác để quảng bá cho sự kiện.

- Thiết kế thư mời và vé tham dự: Thiết kế thư mời, giấy mời, vé tham dự, chứng nhận và các tài liệu khác để gửi đến khách mời và nhân viên của công ty.

- Thiết kế hình ảnh và video: Tạo ra hình ảnh động và video quảng cáo để giới thiệu sự kiện trên các kênh truyền thông xã hội và website của công ty.

- Đảm bảo tính thẩm mỹ của sản phẩm: Đảm bảo rằng các sản phẩm thiết kế có tính thẩm mỹ cao, đồng bộ với hình ảnh thương hiệu của công ty và phù hợp với mục đích của sự kiện.

Để trở thành một nhân viên thiết kế đồ họa thành công trong công ty sự kiện, bạn cần có kiến thức chuyên môn về đồ họa, phần mềm thiết kế đồ họa và kỹ năng sáng tạo. Bạn cũng cần có khả năng làm việc độc lập và trong nhóm, khả năng thích ứng với các yêu cầu khác nhau của các sự kiện và có tính cẩn thận trong việc hoàn thiện sản phẩm thiết kế.

3.5 Nhân viên kỹ thuật

Nhân viên kỹ thuật là người có kiến thức và kỹ năng về các thiết bị và công nghệ sử dụng trong các sự kiện của công ty. Công việc của nhân viên kỹ thuật bao gồm:

- Lắp đặt và cài đặt các thiết bị âm thanh, ánh sáng và trình chiếu: Nhân viên kỹ thuật có trách nhiệm lắp đặt và cài đặt các thiết bị âm thanh, ánh sáng và trình chiếu để đảm bảo cho các sự kiện của công ty diễn ra suôn sẻ và chất lượng.

- Sửa chữa và bảo trì các thiết bị: Nhân viên kỹ thuật cần sửa chữa và bảo trì các thiết bị âm thanh, ánh sáng và trình chiếu để đảm bảo chúng luôn hoạt động tốt và không gây ảnh hưởng đến sự kiện.

- Giám sát các thiết bị và hệ thống: Nhân viên kỹ thuật cần giám sát các thiết bị và hệ thống để đảm bảo rằng chúng hoạt động tốt và không gây ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện.

- Hỗ trợ khách hàng: Nhân viên kỹ thuật cần hỗ trợ khách hàng trong việc sử dụng các thiết bị và hệ thống trong sự kiện.

- Thử nghiệm và kiểm tra: Nhân viên kỹ thuật cần thử nghiệm và kiểm tra các thiết bị và hệ thống trước khi sử dụng để đảm bảo chúng hoạt động tốt và không gây ảnh hưởng đến sự kiện.

Để trở thành một nhân viên kỹ thuật thành công trong công ty sự kiện, bạn cần có kiến thức chuyên môn về các thiết bị và công nghệ sử dụng trong sự kiện, kỹ năng giải quyết vấn đề và khả năng làm việc độc lập và trong nhóm. Bạn cũng cần có tính cẩn thận và tập trung trong việc kiểm tra và sửa chữa các thiết bị.

3.6 Content/copywriter

Content/copywriter trong công ty sự kiện có vai trò quan trọng trong việc tạo ra các nội dung để quảng bá và tiếp thị cho sự kiện của công ty. Công việc của một content/copywriter trong công ty sự kiện bao gồm:

- Tạo ra nội dung tiếp thị: Content/copywriter tạo ra các nội dung tiếp thị cho sự kiện như bài viết trên trang web, email marketing, quảng cáo, poster, banner, brochure, flyer...

- Viết nội dung PR: Content/copywriter viết nội dung PR để giới thiệu sự kiện, thông tin về chương trình, diễn giả, địa điểm, thời gian, đối tượng tham gia, giá vé, các hoạt động trong sự kiện,...

- Tạo nội dung cho các phương tiện truyền thông xã hội: Content/copywriter viết nội dung cho các trang mạng xã hội như Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn... để quảng bá sự kiện, tạo sự chú ý của người dùng và tăng độ tương tác.

- Tối ưu hóa SEO: Content/copywriter tối ưu hóa các từ khóa và cấu trúc của bài viết để tăng khả năng tìm thấy trên các công cụ tìm kiếm.

- Phối hợp với các bộ phận khác: Content/copywriter làm việc với các bộ phận khác như thiết kế, kỹ thuật, sản xuất, phân tích thị trường để đảm bảo nội dung phù hợp với các chiến lược và kế hoạch của công ty.

- Sửa đổi và biên tập: Content/copywriter cần sửa đổi và biên tập lại các bài viết để đảm bảo tính chính xác, logic và dễ hiểu.

Một content/copywriter trong công ty sự kiện cần có kiến thức về lĩnh vực sự kiện, đặc biệt là về các loại sự kiện mà công ty đang tổ chức. Ngoài ra, cần có kỹ năng viết tốt, kỹ năng nghiên cứu và phân tích thông tin, sự sáng tạo và khả năng tự trau dồi kỹ năng. Cần có kiến thức về SEO, các kỹ thuật viết copywriting và kỹ năng làm việc độc lập và trong nhóm.

Kết luận

Như vậy, thông qua bài viết này, chúng ta đã có cái nhìn tổng quan về các công việc trong nghề tổ chức sự kiện. Từ việc lên kế hoạch, điều phối, thiết kế, trang trí cho đến kinh doanh, quảng bá và tạo nội dung, các vị trí chuyên môn đều đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức một sự kiện thành công. Tuy nhiên, để có thể làm việc hiệu quả và đạt được kết quả tốt nhất, các chuyên gia trong nghề cần phải cập nhật kiến thức, sáng tạo, chuyên nghiệp và có tinh thần trách nhiệm cao. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho những ai đang quan tâm đến nghề tổ chức sự kiện và muốn tìm hiểu thêm về các công việc và vị trí chuyên môn trong lĩnh vực này.